Guide de l'événement

Suggestions et conseils - Un plan en 5 étapes

 

VUE D'ENSEMBLE :

Étape 1 : Choisir un format

Étape 2 : Trouver un lieu

Étape 3 : Rassembler les ressources

Étape 4 : Promouvoir l'événement

Étape 5 : Réaliser l'événement

 

* Documentation médiatique : Il est fortement conseillé que vous documentiez votre événement sous une certaine forme de média. Créer une chaîne sur Youtube est une superbe idée. Vous pouvez aussi envisager une diffusion Ustream en direct de l'événement. Créer une page pour les photographes est aussi une bonne idée.

* Tickets et argent : Tirer profit d'un événement ZDay est formellement interdit. Il doit être soit gratuit soit "à coût". Un événement "à coût" signifie simplement que les charges se retrouvent à égalité à la fin de l'événement. Les prix d'admission sont générés en prenant en compte le nombre de participants ainsi que le coût de l'endroit et de la production. En d'autres termes, si vous disposez d'un lieu et d'une production qui vous coûte 600 € et que vous prévoyez 200 participants, alors le prix du ticket sera de 3 euros, etc.

 

[1] Choisir un format

Ce qui suit est une liste des possibilités de formats qui peuvent être utilisés pour votre événement ZDay. Ce ne sont que des suggestions et des variantes de ces idées sont aussi tout à fait envisageables. Il est important de noter que le format le plus commun est une diffusion publique de divers médias accompagnée de discussions et de questions/réponses. Il est aussi important de considérer le matériel nécessaire pour votre événement tel que des flyers, des DVD à distribuer et tout ce qui peut aider à propager la prise de conscience. Certaines idées ne sont pas listées en dessous telles que public access broadcast of certain video media(films), radio show programs or other activism/awareness mediums. For example, it might be a good idea to get the phone numbers of dominant radio stations in your area which allows for Call ins and thus engage the host of the show with information about our movement while they are on the air, etc. Tout est une question de créativité. Au final, la sécurité et la légalité sont, évidemment, importantes. Le Mouvement Zeitgeist rejette tout type de comportement radical qui pourrait salir le mouvement et nous dénoncerons toute activité qui pourrait nous nuir. C'est une campagne de sensibilisation.

- Rassemblement à domicile :
Le format le plus simple est une réunion à domicile. Cela peut être privé ou public, selon votre niveau de confort. It could be seen as a party of sorts. Invitez des amis et de la famille à discuter des idées que nous prônons ; regardez un des films ou une des conférences/présentations. Notez que si vous choisissez de promouvoir publiquement votre événement, soyez prudent vis-à-vis des personnes que vous laissez entrer chez vous. Bien que nous essayons au mieux While we try our best to assume the goodwill of people, sometimes it is out of our control and thus safety and security is a sad, modern reality.

- Projection publique :
L'acquisition d'un théâtre ou d'une salle pour des projections vidéo est un des moyens les plus populaires. Vous pourriez diffuser des informations pertinentes et des documentaires comme un moyen de faire circuler l'information au lieu de faire des exposés. Un exemple serait de projeter "Zeitgeist Addendum" à un public qui n'a encore jamais vu le film. Il y a aussi plusieurs exposés du MZ disponibles gratuitementd en téléchargement au format DVD sur ce site. Bien sûr, notre média n'est pas le seul qui peut être montré. Il y a d'autres documentaires socialement pertinents qui pourraient faire partie du programme. Cependant, mettre l'accent sur le Projet Venus et le mouvement est certainement préférable. Si un représentant de Chapter organise l'événement ou y participe, ce serait aussi une bonne idée d'essayer d'engager le public dans un Q&R sur le mouvement. L'interaction avec le public est en général très importante, d'autant plus que les questions sont très communes sur ce point.

- Activisme de rue :
Si vous êtes un bon groupe d'amis interéssés par le mouvement, vous pourriez distribuer du matériel dans des lieux publics. Que ce soit une rue, le centre de la ville, un pont populaire ou tout endroit à forte affluence. Vous pouvez penser à des objets amusants comme un ballon Zday (utilisé à Londres l'année dernière) couplé avec un DVD gratuit et un flyer. Ou n'importe quel ensemble que vous pourrez imaginer. Merci de vérifier les lois en vigueur chez vous sur la distribution de matériel dans la rue et la mise en place d'un étal/stand. Nous recommandeons aussi l'idée de "FlashMobs" pour la prise de conscience. Veuillez consulter notre page des outils pour des tracts et flyers à télécharger.

- Exposé :
Un exposé est une présentation d'information réalisée par une ou plusieurs personnes pour informer le public sur un sujet en particulier. Ces exposés contiennent toujours un élément vocal étant donné qu'il y a des orateurs et ils sont très souvent assistés par des outils audiovisuels tels qu'une présentation digitale ou un film pour lister leurs points et résumer ce qui est discuté. De bons exemples sont les exposés de Peter Joseph à Londres et dans l'Iowa. Il est recommandé d'utiliser ce format avec un autre car un ZDay avec juste un exposé apparaîtrait comme un échange d'information très unilatéral.

- Conférence :
Une conférence est une réunion de personnes qui se rassemblent pour s'entretenir sur quelque chose. Une conférence dure habituellement plusieurs jours couvrant un certain nombre de réunions et exposés/projections différentes. Ce format conviendrait davantage aux événements ZDay qui s'attendent à reçevoir beaucoup de visiteurs qui voyagent une longue distance et auraient avantage à participer à un événement qui s'étend sur plus d'un jour.

- Symposium :
Un symposium a beaucoup de points communs avec une conférence. Cependant l'accent est placé davantage sur l'échange d'idées scientifiques et serait à conseiller pour les organisateurs qui ont le métariel pour montrer et présenter les idées à un public de journalistes de tout type de média. Ainsi qu'à un public avec des connaissances scientifiques dans le même domaine.

- Exposition :
Une exposition pour le ZDay serait une projection d'œuvres et d'idées présentées de manière physique par le biais de modèles, dessins et peintures combinées avec une éventuelle explication vocale de la technologie qui gèrerait les ressources de la Terre et l'énergie d'une manière bien plus efficace qu'aujourd'hui.

[2] Trouver un lieu

Dans la plupart des cas, un théâtre ou une simple salle suffira pour votre événement. Si vous vivez dans une grande ville, il devrait y avoir plusieurs lieux à votre disposition, habituellement sous la forme de salles de lecture et de concert. Si vous vivez dans une ville plus petite, très souvent une église ou une salle locale de la ville peut aussi être utilisé. Il est toujours bien de réserver à l'avance et de s'assurer que tout le matériel nécessaire est aussi arrangé par des agences de location ou autre. Une précision générale, en raison de la nature quelque peu controversée de ce que nous prônons et la tendance que les gens ne la comprennent pas immédiatement, il est important d'être stratégique dans votre communication avec les organisations dont vous voudriez louer un lieu. Plutôt que d'essayer de décrire en long et en large ce qu'est le mouvement et le Projet Venus, il est préférable de généraliser et de décrire que nous sommes une sustainability organization working to help transition society into a more ecologically and socially productive climate.

[3] Rassembler les ressources

Pour des raisons évidentes, un certain espact monétaire entre en jeu lorsqu'il s'agit d'obtention de matériels. Voici quelques conseils de base sur la façon d'acquérir des ressources en restant le plus possible dans l'esprit du mouvement.

Ne demandez pas de l'argent, demandez des ressources
Une bonne chose à considérer est lorsque vous travaillez en équipe est de fournir le matériel ensemble. Au lieu de pensée à un budget, pensez comment vous pouvez chacun partager une ressource à l'événement. Par exemple, si vous avez besoin d'un emplacement pour organiser l'événement. Demandez à votre communauté si quelqu'un pourrait gratuitement en offrir une ou en avoir une à faible compensation monétaire. Mettez vous en accord pour emmener des aliments et des boissons au lieu de les 'acheter ou de vendre les à votre événement. Si vous faites la propagation du dvd, convenez d’en faire 50 chacun au lieu d'acheter en grosse masse dù à une accumulation monétaire. Il existe de nombreuses façons de travailler ensemble, et dans certains cas, il est surprenant de voir comment tout le monde peut aboutir à quelque chose et contribuer à l'événement et sans aucun argent sinon dépenser très peu d'argent.

Soyez très transparent
Dans certains cas le scénario précédant peut ne pas fonctionner comme espéré. Si vous avez besoin d'un budget monétaire vous devez respecter les éléments suivants. Toujours calculer le coût au préalable et définir votre objectif et contributions par votre communauté et l'équipe. Si vous recevez de l'argent en personne, conservez une trace de la contribution et de la raison. Remboursez toute dépense non faite. Si vous devez recevoir la contribution en ligne, utilisez un widget "chip" où tout le monde peut en voir le but. Être très clair et souligner aussi toutes les dépenses.

Le financement culturel ou autres fonds gouvernementaux.
Pourquoi ne pas utiliser le système pour faire quelque chose de bon ? Puisque vous payez déjà les impôts et contribuez à des fonds tels que la culture et d'autres fonds gouvernementaux, vous pourriez présenter une demande de financement. Si vous avez un bon plan de projet et envoyez à un organisme local qui traite d'événements culturels ou éducatifs, vous pourriez en obtenir le financement. Dans ce cas, vous devez être complètement transparent.

Parrainage et coopération avec les organisations d'esprit similaire
Autre chose que vous pourriez faire est de contacter les organisations locales ou des sociétés qui développent une technologie ou font la promotion de directions sociales conformes à nos objectifs. Si vous leur expliquez le but de notre événement et du mouvement, peut-être seront-ils intéressés pour faire la publicité, ou assister à votre événement. Vous pourriez également leur offrir un stand pour présenter leur produit / technologie. Toutefois, veuillez leur faire comprendre que ce jour n'est pas pour la promotion d'un produit commercial ou pour vendre quoi que ce soit.

[4] Promouvoir l'événement

Il y a plusieurs moyens à mettre en place en ce qui concerne la promotion de votre événement. Essayez d'être aussi créatif que possible et demandez à votre l'équipe/collectif si'ils peuvent avoir des instruments promotionnels gratuits.
Auditoires à considérer :

Votre communauté locale : Dans tous les cas, votre communauté locale serait la première audience en qui vous pourriez faire appel. Informer tout ceux que vous connaissez et en qui vous tenez à participer à votre événement ZDay et essayez de les faire vous aider à informer et diffuser des nouvelles de votre événement. Le bouche à bouche promotionnel est très efficace, plus important encore : Cela ne coûte rien.

Les médias locaux : Les médias locaux peuvent être un instrument efficace à la promotion de votre événement. Écrire à chacune des institutions impliquées dans la médiatisation d’événements locaux et ne pas oublier les médias indépendants. Si vous parvenez à leur faire couvrir l’un de vos événements, cela aidera beaucoup dans le compte rendu des événements ZDay à travers le monde entier ainsi que pour intéresser les gens intéressé à venir à votre événement.

Universités et autres établissements d'enseignement : Une autre audience très importante est les étudiants. L es étudiants sont souvent très réceptifs aux informations qui sont sceptiques sur le système tel qu'il est et seront probablement intéressés à participer à votre événement. Assurez-vous d'un délai raisonnable avant votre événement pour communiquer avec les universités et voir s'ils sont disposés à vous permettre de diffuser du matériel promotionnel pour votre événement ou si vous pourriez distribuer des prospectus en face d'une université.

Matériel à utiliser pour la promotion :

Outils pour événement ZDay :
Une page sur ce site est dédiée au matériel gratuit pour les événements ZDay que vous pourrez utiliser pour promouvoir votre événement ou évidemment pour distribuer à votre événement. L'impression et la gravure de ces matériels devrait être bon marché et fournira un vaste contenu.

Flyers :
Les flyers sont aussi un outil standard pour la promotion. Créez le vôtre. Distribuez des flyers à des endroits qui sont soit très fréquentés ou dont le public qui les fréquente est réceptif et ouvert d'esprit. C'est aussi un matériel promotionnel bon marché selon le design du flyer (couleur et choix du papier) et bien sûr la quantité. Généralement, plus vous faites de flyers, plus le prix baisse.

Publicité via les médias locaux :
Si ce n'est pas trop cher, vous pouvez utiliser les journaux locaux et autres médias et acheter des espaces publicitaires pour promouvoir votre événement. Si vous faites le bon choix vous devriez pouvoir toucher beaucoup de personnes. Le choix du journal ou du magazine devrait être considéré comme un facteur à prendre en compte.
Les espaces publicitaires des transports publics sont aussi très efficaces.

Utilisez Internet :
Les forums, les sites wes, Twitter, Facebook, youtube ou n'importe quel environnement qui fonctionne dans votre région. Utilisez Internet pour promouvoir votre événements aussi massivement que possible sans être considéré comme un spammer ou un posteur  inintelligent. Utilisez au maximum mais avec discrétion et respectez l'environnement en ligne que vous utilisez. Cette option est un must, c'est gratuit si l'on met de côté l'abonnement mensuel et très efficace.

Que vos amis invitent des amis :
Comme mentionné précédemment, la meilleure promotion reste le bouche-à-oreille. Demandez à vos amis et votre communauté de faire passer le mot sur votre événement et étendez votre requête auprès d'eux pour qu'ils en parlent aussi à leurs amis. Gratuit et aussi efficace.

[5] Réaliser l'événement

Le point le plus important est que vous, et tous vos participants, passiez un bon moment, appreniez beaucoup l'un de l'autre et compreniez quel horizon nous nous efforçons d'atteindre. Un petit conseil et quelques astuces pour que votre événement se passe le mieux possible.

Prévoyez des horaires flexibles pour votre événement
Des horaires très serrées ne permettent pas vraiment de profiter d'un événement. Assurez-vous d'avoir un agenda assez libre pour cette journée pour permettre à certaines parties de votre événement de prendre plus de temps que les autres. Après tout c'est une expérience et un échange d'informations. Pas un test sur le management du temps.

Ayez des coordinnateurs et des personnes qui peuvent gérer les questions
Selon la taille et le format de votre événement et l'équipe avec laquelle vous travaillez, il pourrait être utile que votre équipe agisse comme des personnes ressources pour les personnes qui ont des questions liées au mouvement et sur l'orientation en général.

Assurez-vous que le décor soit attrayant
De nombreuses personnes ont peur des nouvelles idées. Le moins que vous puissiez faire pour les mettre à l'aise est de vous assurer que vous disposez d'un environnement chaleureux et accueillant qui est propre et favorable à l'échange de connaissances.

Garantissez l'intégrité des informations
Travailler de concert avec des mouvements pour la vérité par exemple est merveilleux. Cependant assurez-vous constamment de sécuriser autant que possible l'intégrité de l'information diffusée par des membres du mouvement dans votre équipe et communauté. Assurez-vous que tous ceux qui sont venus ont compris que le mouvement ne dénonce pas simplement les problèmes mais propose des solutions.

Nourriture et boissons
Autorisez aux personnes d'apporter leur nourriture et boissons à votre événement. À moins qu'il n'y ait un besoin désastreux de rentabiliser l'événement avec une vente bon marché de ces produits, essayez d'être aussi ouvert et partageur que possible. Très probablement, cela conduirait à des situations agréables vis-à-vis du partage et nous ne perpéturerions sûrement pas le mercantilisme.

 

Quelques mots d'encouragement

Merci beaucoup d'avoir pris le temps de consulter notre plan en 5 étapes pour le ZDay 2010. Nous espérons qu'il vous aidera à mettre sur pied votre événement ZDay.

Nous espérons aussi que le 13 mars sera une journée dont le mouvement et le monde se souviendra comme ayant été une démonstration de coopération mondiale comme peu l'ont fait auparavant.

Gilbert Ismail - 
Coordonnateur des chapters internationaux